Zuviq Book-এ পণ্য যোগ করবেন যেভাবে — ক্যাটালগ, ইউনিট আর ওপেনিং স্টক

এটা ভিডিওর ওয়াকথ্রু, লিখিত রূপে। দেখার বদলে পড়তে চাইলে সব নিচেই আছে — আর যে চারটা জায়গায় সবাই ভুল করে (বেস ইউনিট, ওপেনিং স্টক, Add stock বাটন, আর Add stock বনাম গুডস রিসিট) সেগুলোর উত্তর ট্রান্সক্রিপ্ট শুরুর আগেই দেওয়া হল।

সংক্ষেপে উত্তর

আপনি যা বেচেন সবকিছুর শুরু ক্যাটালগে। আইটেম একবার টাইপ করবেন; এরপর প্রতিটি কোটেশন, ইনভয়েস আর কাউন্টারের বিক্রি নাম বা বারকোড দিয়ে সেটাই তুলে নেবে। বানানোর সময় চারটা জিনিস ঠিক রাখুন — ক্যাটাগরি, বেস ইউনিট, Track Stock আর ওপেনিং কোয়ান্টিটি — বাকি সিস্টেম নিজেই ঠিক থাকবে। এগুলো ভুল হলে বছরের পর বছর রিপোর্ট ঠিক করতে হবে।

ক্যাটালগে পাঁচটি ট্যাব

• All Items — একটা আইটেম যোগ বা সম্পাদনা করার ফর্ম।
• Item List — সব আইটেম এক টেবিলে, খোঁজা আর ফিল্টার সহ।
• Variants — একই আইটেমের কয়েকটা সংস্করণ (একটা ফ্যান, তিন সাইজে)। পরের ভিডিওতে।
• Barcode Print — তাকের স্টিকার আর দামের লেবেল ছাপা।
• Pack Sizes — কার্টনে কেনা, পিসে বিক্রি। পরের ভিডিওতে।

চারটি সুইচ ঠিক করে ফর্ম কী জানতে চাইবে

কিছু টাইপ করার আগে Business Setup দেখুন। ওখানকার চারটি সুইচ আইটেম ফর্মটাই বদলে দেয়, আর সাইন-আপে ট্রেড বাছার সময়ই এগুলো সেট হয়ে আসে:

• Variants — সাইজ বা রঙে বিক্রি হয়, তাই ফর্মে ভ্যারিয়েন্ট ট্যাব যোগ হয়।
• Serial / IMEI — প্রতিটি ইউনিটের আলাদা সারি, কেনার সময় ও বিক্রির সময়।
• Warranty — কত মাস কভার করবেন, আর কে দেবে।
• Multi-unit — কার্টনে কেনা, পিসে বিক্রি, তাই ফর্মে Pack Sizes যোগ হয়।

Multi-unit বন্ধ করলেই Pack Sizes ট্যাবটা চলে যায়। ক্যাটালগ তো একই — শুধু যে প্রশ্নটা দরকার নেই, সেটা আর জিজ্ঞেস করে না। ইলেকট্রনিক্সের দোকানে স্টক, POS, কোটেশন আর সিরিয়াল/ওয়ারেন্টি আগেই চালু থাকে।

ক্যাটাগরি: দুই স্তর, আর একটা কাজের সংখ্যা

ক্যাটাগরির দুইটা কাজ — আইটেম দ্রুত খুঁজে পাওয়া, আর বিক্রির রিপোর্ট গ্রুপ করা। ছোট দোকানে সবই উপরেই রাখা যায় — Chargers and Cables, Home Appliance, Cooling। বড় দোকানে একটার ভেতরে আরেকটা রাখা যায়, যেমন Cooling › Fan — তখন এক লাইনের মাল অন্য লাইনের সাথে মিশে যায় না।

প্রতিটি ক্যাটাগরির পাশের সংখ্যাটা ভেতরে কতটি আইটেম আছে তা বলে, তাই ফাঁকা ক্যাটাগরি ভরার আগেই চোখে পড়ে। নিচের Uncategorized সারিটা সপ্তাহে একবার দেখবেন: ওখানে থাকা আইটেম বিক্রি হয়, কিন্তু রিপোর্টে গ্রুপ হয় না — তাই ক্যাটাগরি-ভিত্তিক বিক্রির অঙ্কটা চুপচাপ কম দেখায়।

ইউনিট: বেস ইউনিট সবচেয়ে ছোটটা হবে

ইউনিট হলো আইটেমটা কী দিয়ে গোনেন, আর এটাই বেস ইউনিট: স্টক এতে রাখা হয় আর প্রতিটি দাম এতেই লেখা হয়। প্লাস বাটন দিয়ে ইউনিট যোগ করুন (pcs, box, packet, set, dozen) আর প্রতি আইটেমে একটা বাছুন।

যে নিয়মটা মাসের পর মাস বাঁচাবে: বেস ইউনিট ছোটটা। স্টক পিসে গুনলে কার্টন দ্বিতীয় ইউনিট নয় — এক কার্টন মানে বারো পিস, আর সেটা Pack Sizes-এ লেখা হয়। বেস ইউনিট কার্টন বানালে প্রথমবার একটা পিস বেচতেই স্টকের হিসাব ভেঙে যাবে।

আইটেম ফর্ম, ঘরে ঘরে

• Type — Product (তাকে থাকা মাল) নাকি Service (সময় ও কাজ)। সার্ভিসে স্টক চায় না।
• Code — ভেতরের কোড; সিস্টেম একটা দেয় (ANK-20W), দরকারে বদলাতে পারেন।
• Item Name — কাস্টমার যেভাবে চায় সেভাবে নাম দিন, কারণ কাউন্টার এটাই খোঁজে: Anker 20-watt USB-C Charger, ANK20WC নয়।
• Category — এইমাত্র বানানো ক্যাটাগরিটা।
• Unit — বেস ইউনিট, সবচেয়ে ছোটটা।
• Unit Price — আপনার বিক্রির দাম। প্রতিটি কোটেশন ও ইনভয়েসে নিজে থেকেই বসে যায়।
• Purchase Cost — আপনি কত দিয়ে কিনেছেন। ফাঁকা রাখতে পারেন: তখন সিস্টেম দামটা আপনার পার্চেজ বিল থেকে, পরে ওয়েটেড অ্যাভারেজ থেকে নেয়।
• Default Discount % ও Default Tax % — ডকুমেন্টে না বদলালে লাইনে এগুলোই বসে।
• Brand, Model, HS Code, Made In — আইটেম দ্রুত খুঁজতে, আর কারণ ভ্যাট বা মূসক কাগজে HS কোড লাগবেই।
• Description — কোটেশনের লাইনে ছাপে। ফাঁকা রাখলে নামটাই চলবে।
• Internal Notes — কাস্টমার কখনো দেখে না।

Track Stock, আর ওপেনিং কোয়ান্টিটি

Track stock ("Count this item in and out of stock") সেই সুইচ, যা বেচার সময় স্টক নড়ায়, আর এটাই ইনভয়েসকে খরচ হিসাব করতে দেয়। এটা বন্ধ থাকলে আইটেমটা সার্ভিস বা মেমো লাইনের মতো: বিক্রি হয়, কিন্তু স্টক নড়ে না, খরচও ধরা হয় না।

Opening stock হলো আজ তাকে যা আছে। হাতে টাইপ করা একমাত্র কোয়ান্টিটি এটাই — এরপর কেনা বা বেচার সাথে সাথে স্টক নিজেই নড়বে। আর এটা একবারই বসে, আইটেম বানানোর সময়: সেভ করার পর ঘরটা শুধু পড়ার টেক্সট হয়ে যায়। এটা ইচ্ছাকৃত। ওপেনিং স্টক থেকেই পরের প্রতিটি ব্যালান্স হিসাব হয়, তাই পরে বদলালে গত মাসের রিপোর্টও চুপচাপ বদলে যেত।

আউটলেট আর রিঅর্ডার লেভেল

একটা দোকান? আউটলেটের ঘরটা ফাঁকা রাখুন, আইটেম সব জায়গায় স্টক হবে। দুই দোকান? নির্দিষ্ট আউটলেটে স্টক করুন, আর সেই আউটলেটের নিজের রিঅর্ডার লেভেল থাকবে — তখন লো-স্টক লিস্ট বলতে পারে কোন শাখায় মাল দরকার।

Reorder level হলো সেই বিন্দু যেখানে সিস্টেম সাবধান করা শুরু করে। স্টক এর নিচে নামলে আইটেমটা লো-স্টক লিস্টে আর নোটিফিকেশন বেলে দেখায়।

পরে স্টক যোগ করা: Add stock বাটন

ওপেনিং স্টক বানানোর পরে লক থাকে, তাই সেভ করা আইটেমের পাশে Add stock বাটন দেখায়। সেটা একটা স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট খোলে — আইটেম আগেই লাইনে বসানো, কারণ আগেই Opening Stock। শুধু আসল কোয়ান্টিটি লিখে পোস্ট করবেন। আর কিছু ভরতে হবে না।

Post করলে হিসাবে কী হয়

অ্যাডজাস্টমেন্ট দুই ধাপের ডকুমেন্ট: গুনতে গুনতে ড্রাফট হিসেবে সেভ করুন, গোনা শেষ হলে Post করুন। পোস্ট একসাথে দুইটা কাজ করে — স্টক নড়ায়, আর হিসাবের এন্ট্রি লেখে। ওপেনিং স্টক যায় মালিকের ক্যাপিটালে, কারণ নিজের মাল লাভ নয়; আপনি আগে খরচ করা টাকাকে এখন হাতে থাকা স্টকে রূপ দিচ্ছেন।

যে ভুলটা এড়ানো দরকার

মালটা যদি কেনা হয়, Add stock ব্যবহার করবেন না। সাপ্লায়ারের বিপরীতে গুডস রিসিট দিন। ওপেনিং স্টক হলো প্রথম দিনে আপনার নিজের থাকা মালের জন্য। কেনা মাল Add stock দিয়ে ঢোকালে সাপ্লায়ার বিল আর স্টক লেজার মিলবে না — স্টক তো আসবে, কিন্তু কারও কাছে টাকা পাওনা থাকবে না।

ওয়ারেন্টি

ওয়ারেন্টি আইটেমের ছোট একটা সারি, আর এটা এক বছর পরের ঝগড়া বাঁচায়। বেছে নিন কে দেবে — কোম্পানি, আপনি, নাকি নতুন ইউনিট — আর কত মাস। আইটেমটা বেচার সময় ইনভয়েস ওই তথ্য রেখে দেয়, তাই পরে ক্লেইম এলে বোঝা যায় কোন ইউনিট, কোন কাস্টমার, কোন মাসের।

সিরিয়াল আর IMEI

ফোন আর ইলেকট্রনিক্সের জন্য সিরিয়াল ট্র্যাকিং চালু করুন: প্রতিটি ইউনিটের নিজের সিরিয়াল বা IMEI, প্রতি ইউনিটে একটা সারি — প্রতি মডেলে একটা নয়। মাল আসার সময় যোগ করবেন, আর কাউন্টার বিক্রির সময় একটা বেছে নেবে — এভাবেই সবসময় জানা থাকে কোন ইউনিট কোন কাস্টমারের কাছে গেল, আর কখন এল।

সংখ্যাটাই সীমা: তাকে দুইটা ইউনিট থাকলে ইনভয়েস তিনটা বেচতে পারবে না। বাক্সে দুটো নম্বর থাকলে (বাক্সের সিরিয়াল আর ফোনের IMEI) দুটোই রাখুন — প্রতি সারিতে একটা করে।

ভিডিওতে দেখুন

একই ওয়াকথ্রু ভিডিওতে, প্রতিটি ক্লিক সহ: Zuviq Book-এ পণ্য যোগ — ক্যাটালগ, ইউনিট ও ওপেনিং স্টক (৭:৪৯)। সিরিজের দ্বিতীয় অংশে ভ্যারিয়েন্ট আর প্যাক সাইজ; প্রথম অংশে সাইন-আপ।

এখনো সেটআপ করেননি? ৭ দিনের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন — কার্ড লাগবে না, আর ক্যাটালগ আপনার ট্রেডের ক্যাটাগরি ও ইউনিট নিয়ে আগেই তৈরি থাকে। ইলেকট্রনিক্সের ব্যবসা হলে ইলেকট্রনিক্স দোকানের গাইডে সিরিয়াল, ওয়ারেন্টি আর ডিলার প্রাইসিং পুরোটা আছে।

পুরো ট্রান্সক্রিপ্ট

ক্যাটালগ কী

এটা ক্যাটালগ — আপনি যা বেচেন সব এখানে থাকে। আইটেম একবার টাইপ করবেন। এরপর কোটেশন আর ইনভয়েস সেটাই ব্যবহার করে, আপনার কাউন্টারও সেটাই ব্যবহার করে।

পাঁচটি ট্যাব

পাঁচটা ট্যাব আছে। All Items — আইটেম যোগ করার ফর্ম। Item List — সব আইটেম এক টেবিলে। Variants — একই ফ্যান তিন সাইজে। Barcode Print — তাকের স্টিকার। Pack Size — কার্টনে কেনা, পিসে বিক্রি। এই পাঁচটাই এই ক্রমে দেখব।

Business Setup-এর চারটি সুইচ

চারটা সুইচ থাকে Business Setup-এ। ওগুলো ঠিক করে দেয় আইটেম ফর্ম আপনার কাছে কী জানতে চাইবে। Variants: এক আইটেম তিন সাইজে। Serial বা IMEI: প্রতি ইউনিটে একটা সারি। Warranty: কত মাস কভার করবেন। Multi-unit: কার্টনে কেনা, পিসে বিক্রি। এই দোকানে চারটাই চালু। তাই Pack Size ট্যাবটা দেখা যাচ্ছে। Multi-unit বন্ধ করলে ট্যাবটা চলে যাবে — ক্যাটালগ একই, শুধু প্রশ্নগুলো আর করবে না।

ক্যাটাগরি

তারপর আবার Catalogue, All Items, Categories। ক্যাটাগরি আইটেম দ্রুত খুঁজতে সাহায্য করে, আর রিপোর্টও গ্রুপ করে। প্লাসে ক্লিক করি। নাম লিখি — Chargers and Cables। টপ লেভেলে। এই দোকান ছোট; বড় দোকান এক ক্যাটাগরির ভেতরে আরেকটা রাখতে পারে, যেমন Cooling, তারপর Fan। প্রতিটি ক্যাটাগরির পাশের সংখ্যা বলে ভেতরে কত আইটেম আছে, তাই ভরার আগেই ফাঁকা ক্যাটাগরি বোঝা যায়। এখন নিচের ক্যাটাগরিগুলো দেখুন: ওখানকার আইটেম রিপোর্টে গ্রুপ হয় না — সপ্তাহে একবার দেখে নিন।

ইউনিট আর বেস ইউনিট

ইউনিট হলো এই আইটেম কী দিয়ে গোনেন। এটাই বেস ইউনিট। স্টক বেস ইউনিটে রাখা হয়, আর আপনার সব দাম এটাই ব্যবহার করে। Pieces যোগ করি — পুরো নাম, Pieces — add। ঠিক আছে, সেভ হয়েছে। এটা কেন দরকার? কারণ বেস ইউনিট ছোটটা। স্টক পিসে গুনলে কার্টন দ্বিতীয় ইউনিট নয়। এক কার্টন মানে বারো পিস — সেটা এই ভিডিওর পরের দিকে Pack Size-এ বলেছি। তাই এখানে ছোট ইউনিট বাছুন, কার্টন নয়।

আইটেম যোগ করা

এখন আইটেম। কাস্টমার যেভাবে চায় সেভাবে নাম দিন — Anker, 20 watt, USB-C charger। Port হলো কাউন্টারে টাইপ করা ছোট নাম, যেমন 20 watt। তারপর: এইমাত্র বানানো ক্যাটাগরি, Chargers and Cables। ইউনিট, Piece। ইউনিট প্রাইস আপনার বিক্রির দাম — যেমন ৫০০। পার্চেজ কস্ট আপনি যা দিয়েছেন; ফাঁকা রাখতে পারেন, তখন সিস্টেম আপনার পার্চেজ বিল থেকে নেবে। ব্র্যান্ড, মডেল আর HS কোড এখানে দুই কারণে: আইটেম দ্রুত খুঁজতে, আর পরের বছর ভ্যাট বা মূসক কাগজে HS কোড চাইবে।

এক নম্বর অংশ: ট্র্যাক স্টক আর ওপেনিং স্টক

এক নম্বর অংশ — নতুন আইটেম। Track Stock টিক দিন। এই একটা বক্সই বেচার সময় স্টক নড়ায়। ইনভয়েসকেও খরচ হিসাব করতে দেয়। Opening stock হলো আজ তাকে যা আছে। হাতে টাইপ করা একমাত্র কোয়ান্টিটি এটাই। আজকের পর স্টক নড়বে যখন কিনবেন বা বেচবেন। সেভ করছি। আর Outlet — reorder level হলো সেই বিন্দু যেখানে সিস্টেম সাবধান করে।

আউটলেট আর রিঅর্ডার লেভেল

এরপর আউটলেট। এক দোকান? স্টক ফাঁকা রাখুন। তাহলে আইটেম সব জায়গায় স্টক হয়। দুই দোকান? এই আউটলেটে স্টক করুন, আর এই আউটলেটের নিজের রিঅর্ডার লেভেল থাকবে। তখন লো-স্টক লিস্ট বলে দেবে কোন দোকানে মাল দরকার।

দুই নম্বর অংশ: আইটেম সেভ

দুই নম্বর অংশ — আইটেম সেভ। রিঅর্ডার পাঁচে দিচ্ছি। কস্টিং ডিফল্টেই থাকছে। এখন ওপেনিং স্টক দেখুন — আইটেম বানানোর সময়ই সেট হয়েছে। কেন? কারণ ওই সংখ্যা থেকেই পরের প্রতিটি ব্যালান্স শুরু। পরে বদলালে আপনার পুরনো রিপোর্টও বদলে যাবে।

পরে স্টক যোগ করা

তাহলে পরে স্টক কীভাবে যোগ করবেন? এই বাটন — Add Stock। এটা একটা স্টক অ্যাডজাস্টমেন্ট খোলে, আইটেম আগেই বসানো। Anker 20 watt USB-C charger, আর কারণ আগেই Opening Stock। আসল কোয়ান্টিটি লিখুন, তারপর Post চাপুন।

Post আর হিসাবের এন্ট্রি

Post দুইটা কাজ করে: স্টক নড়ায়, আর হিসাবের এন্ট্রি লেখে। ওপেনিং স্টক যায় মালিকের ক্যাপিটালে — নিজের মাল লাভ নয়। একটা সাবধানতা: মালটা যদি কিনে থাকেন, Add Stock ব্যবহার করবেন না। গুডস রিসিট দিন, তাহলে সাপ্লায়ার বিল আর স্টক মিলে যাবে। ঠিক আছে, ড্রাফট সেভ করছি। চূড়ান্ত হলে পোস্ট করবেন — তখনই আপনার হিসাবে বসবে।

ওয়ারেন্টি

ওয়ারেন্টি ছোট একটা সারি। পরের বছর ঝগড়া বাঁচায়। কে ওয়ারেন্টি দেবে বাছুন — কোম্পানি, আপনি, নাকি নতুন ইউনিট। তারপর মাস বাছুন। আমি manufacturer, বারো মাস নিলাম। এই আইটেম বেচার সময় ইনভয়েস ওয়ারেন্টির তথ্য রেখে দেয়, তাই পরে ক্লেইমে বোঝা যায় কোন ইউনিট, কোন কাস্টমার, কোন মাস।

সিরিয়াল আর IMEI

Serial — ফোন আর ইলেকট্রনিক্সের জন্য এটা বাছুন। এখন প্রতিটি ইউনিটের নিজের সিরিয়াল বা IMEI — প্রতি ইউনিটে একটা সারি, প্রতি মডেলে একটা নয়। তাই সবসময় জানা থাকে কোন ইউনিট কার কাছে বেচলেন, আর কখন এল। দুইটা ইউনিট যোগ করি। এখন সিরিয়াল ১১১, IMEI ১১১ — এটা শুধু টেস্টের জন্য। সাপ্লায়ার ঐচ্ছিক — সবই ঐচ্ছিক। ওয়ারেন্টি থাকলে ইউনিটে সেট করতে পারেন। এখন দুইটা ইউনিট, দুইটা বিক্রির জন্য — এটাই কাউন্ট। বেচার সময় ইনভয়েস সিরিয়াল চায়, আর যা আছে তার বেশি ইউনিট বেচতে পারবেন না। বাক্সে দুটো নম্বর থাকলে দুটোই রাখুন — একটা বাক্সের, একটা ফোনের।

এরপর কী

আইটেম সেভ করার পর এখন Item List-এ দেখাচ্ছে। ভিডিওটা ছোট আর সহজ রাখতে প্রোডাক্ট ভ্যারিয়েন্ট আর প্যাক সাইজ আলাদা, আসন্ন টিউটোরিয়ালে দেখাব। এতে ওগুলো কীভাবে কাজ করে আর কীভাবে দক্ষভাবে সামলাবেন, তা দেখার সময় বেশি পাব। তাই পরের ভিডিওর জন্য সঙ্গেই থাকুন।