Zuviq Book-এ ইনভয়েস তৈরি — ইস্যু, পেমেন্ট আর ইমেইল

এটা ইনভয়েসের ওয়াকথ্রু, লিখিত রূপে। দেখার বদলে পড়তে চাইলে সব নিচেই আছে — আর সবচেয়ে বেশিবার জিজ্ঞেস করা চারটা প্রশ্নের উত্তর (কোন ঘরগুলো লাগবেই, Issue করলে কেন লক হয়, Partial দেখায় কেন, আর লিংকে কাস্টমার আসলে কী করতে পারে) ট্রান্সক্রিপ্ট শুরুর আগেই দেওয়া হল।

সংক্ষেপে উত্তর

Zuviq Book-এ ইনভয়েস চার ধাপে: তৈরি, ইস্যু, পেমেন্ট, পাঠানো। তৈরি মানে কাস্টমার বাছা আর লাইন যোগ করা। ইস্যু করাটাই আসল ধাপ — তখনই হিসাবের এন্ট্রি বসে, স্টক বের হয়, আর ডকুমেন্ট লক হয়ে যায়। পেমেন্ট আলাদা সারি হিসেবে লেখা হয়, আর Paid, Partial, Overdue ওই সারিগুলো থেকেই হিসাব হয় — স্ট্যাটাস কখনো হাতে লেখা হয় না। পাঠালে কাস্টমারের জন্য একটা প্রাইভেট লিংক তৈরি হয়, চাইলে PDF ইমেইলেও যায়।

শুরু করার আগে

• কাস্টমার তৈরি আছে, আর ইমেইল করতে চাইলে তার ইমেইল ঠিকানা আছে।
• আইটেম ক্যাটালগে আছে, তাকে স্টকও আছে — যা নেই তা ইনভয়েসে বিক্রি হবে না।
• সিরিয়াল-ট্র্যাক করা আইটেম (ফোন, ল্যাপটপ) হলে ইউনিটগুলো আগে রেজিস্টার করা আছে।
• Settings → Email আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সেট করা আছে, নইলে ইমেইল পাঠানোর ধাপটা ব্যর্থ হবে।

হেডার, ঘরে ঘরে

• Customer — বাছা হয়, টাইপ নয়। পিকারেই দেখা যায় কাস্টমারের কাছে কত পাওনা, যা বিল করার আগে জানা দরকার। কোম্পানি, ফোন, ইমেইল আর ঠিকানা কাস্টমার রেকর্ড থেকেই বসে যায়।
• Invoice No — সেভ করার আগে ফাঁকা। Settings-এর সিরিজ থেকে নিজে তৈরি হয়, তাই হাত দেবেন না।
• Invoice Date ও Due Date — শুধু এই দুটোই লাগবেই। Due Date ইনভয়েসের তারিখের আগে হতে পারবে না।
• Currency — প্রতিষ্ঠানের কারেন্সি আগেই বসানো থাকে।
• Tax Treatment — ট্যাক্স লাইনের দামের উপর যোগ হবে, নাকি দামের ভেতরেই আছে, সেটা এটাই ঠিক করে। বদলালে প্রতিটি লাইন আবার হিসাব হয়।
• Reference — কাস্টমারের নিজের PO বা রেফারেন্স নম্বর।
• Project, Salesperson, Delivery Terms, Notes — ঐচ্ছিক, কিন্তু এগুলো ইনভয়েসে ছাপে, আর ছয় মাস পরে বিলটা খুঁজে পেতে এগুলোই কাজে লাগে।

লাইন যোগ করা, আর ভ্যারিয়েন্ট আলাদা সারি কেন

ক্যাটালগে টাইল চাপুন, বা নাম/কোড/বারকোড লিখে Enter দিন। পরিমাণ, একক দাম, ডিসকাউন্ট (শতাংশ বা নির্দিষ্ট টাকা, লাইনেই টগল) আর ট্যাক্স — সব লাইনে বদলানো যায়, আর লাইন টোটাল টাইপ করার সাথে সাথে বদলায়।

ভ্যারিয়েন্ট থাকা আইটেম কোনো ড্রপডাউন নয়। প্রতিটি স্টোরেজ আর প্রতিটি রঙ আলাদা ক্যাটালগ সারি, নিজের স্টক সহ — তাই বাছতে হয় iPhone 15 Pro Max — 256GB / Black, শুধু “iPhone” নয়। এজন্যই স্টকের সংখ্যাটা অর্থবহ: ওই একটা কম্বিনেশন শেষ হলে টাইলে Out দেখায়, আর স্টকের বেশি বিক্রি করা যায় না।

সিরিয়াল / IMEI আর ওয়ারেন্টি

সিরিয়াল-ট্র্যাক করা আইটেমের লাইনের নিচে একটা চিপ দেখায় — যেমন 0 / 1 — মানে বিক্রির পরিমাণের বিপরীতে কতগুলো নম্বর বসানো হয়েছে। চিপে ক্লিক করে IMEI স্ক্যান বা পেস্ট করুন। চিপ 1 / 1 হয়ে যায়, আর আইটেমে সেট করা ওয়ারেন্টি ইনভয়েসের তারিখ থেকে ছাপে।

এটাই ফোন বেচা আর জেনে রাখার মধ্যে পার্থক্য — কোন ফোনটা কোন কাস্টমার নিয়ে গেল। এক বছর পরে ওয়ারেন্টি ক্লেইম এলেই কেবল এটাই উত্তর দিতে পারে।

টোটাল

লাইনের নিচে হিসাব উপর থেকে নিচে চলে: সাবটোটাল, ডিসকাউন্ট, ট্যাক্স, শিপিং বা অন্যান্য খরচ, অ্যাডজাস্টমেন্ট, তারপর টোটাল। তার নিচে কত টাকা এসেছে আর কত বাকি। উপর থেকে নিচে পড়লে এটাই যোগফল — পাশাপাশি দুই কলামে যা কখনো হয় না।

Save Draft, তারপর Issue

Save Draft ইনভয়েসটা এডিট করার মতো রাখে। কিছুই পোস্ট হয়নি, স্টক নড়েনি, কাস্টমারও কিছু দেখতে পায় না।

Issue Invoice আসল ধাপ। হিসাবের এন্ট্রি বসে, স্টক বের হয়, আর ইনভয়েস লক হয়ে যায় — আর এডিট নেই। এরপর ইনভয়েস বাতিল করবেন, বদলাবেন না, কারণ খাতায় এন্ট্রি ইতিমধ্যেই বসে গেছে। করার আগে একবার জিজ্ঞেস করে।

পেমেন্ট লেখা

Add Payment-এ পরিমাণ, তারিখ, মাধ্যম আর রেফারেন্স (বিকাশ নম্বর, চেক নম্বর)। আংশিকও নেওয়া যায়: ৪,৪৯,০০০ টাকার ইনভয়েসে ১,৫০,০০০ লিখলে ইনভয়েস Partial দেখায়। Paid, Due, Overdue সবটাই এই সারিগুলো থেকে হিসাব হয়, কখনো হাতে লেখা হয় না — তাই ইনভয়েস আর টাকার মধ্যে অমিল হতে পারে না। পেমেন্ট হিস্ট্রি ইনভয়েসেই থাকে, আপনি আর কাস্টমার দুজনেই দেখতে পান।

পাঠানো

Send চাপলেই কাস্টমারের প্রাইভেট লিংক তৈরি হয়। Copy Link লিংকটা ক্লিপবোর্ডে রাখে — হোয়াটসঅ্যাপ বা SMS-এ পাঠানোর জন্য। Email to Customer টিক দিলে PDF-ও সাথে যায়। নিচের লগ বলে মেইলটা সত্যিই গেছে কি না, আর উপরের লাইনটা বলে Link is live — সাথে কাস্টমার কবে খুলেছে সেই তারিখও। যে বিল পড়া হয়েছে তা জানা থাকলে ফলো-আপ ঠিকঠাক করা যায়।

কাস্টমার কী দেখে

লিংকটা খুললে লগইন ছাড়াই পেজ খোলে: ইনভয়েস, পেমেন্ট হিস্ট্রি, প্রিন্ট বোতাম আর PDF ডাউনলোড। Accept বা Reject বোতাম নেই — ওগুলো কোটেশনের জন্য, বিলের জন্য নয়। কাস্টমার যেভাবে রাজি হয়েছে সেভাবেই টাকা দেয়, আর আপনি ইনভয়েসের বিপরীতে সেটা লেখেন।

চারটা ভুল, এড়ানো ভালো

• লাইন ঠিক করার আগেই ইস্যু করা। ড্রাফট বদলানো যায়; ইস্যু করা ইনভয়েস যায় না।
• ড্রাফটকে “পাঠানো” ভাবা। ড্রাফটের কোনো পাবলিক লিংক নেই, ইমেইলও যায় না। Send করলেই কেবল তৈরি হয়।
• কাস্টমার ইনভয়েস “গ্রহণ” করবে বলে অপেক্ষা করা। পারে না — গ্রহণ করার কিছু নেই।
• কেনা মালে Add stock ব্যবহার। কেনা মাল গুডস রিসিটে যাবে, তাহলে সাপ্লায়ার বিল আর স্টক মিলে যায়।

ভিডিওতে দেখুন

একই ওয়াকথ্রু ভিডিওতে, প্রতিটি ক্লিক সহ — আসল ফোনের দোকান ABC Electronics-এ। বিক্রি হচ্ছে ভ্যারিয়েন্ট আর IMEI থাকা একটা iPhone।

এখনো সেটআপ করেননি? ৭ দিনের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন — কার্ড লাগবে না। আইটেমের দিকটা আছে পণ্য যোগ — ক্যাটালগ, ইউনিট ও ওপেনিং স্টক লেখায়; কেনাকাটার দিকটা ইলেকট্রনিক্স দোকানের গাইডে।

পুরো ট্রান্সক্রিপ্ট

ভিডিওতে কী আছে

এটা একটা পুরো ইনভয়েস, শুরু থেকে শেষ — বানানো, ইস্যু করা, পেমেন্ট নেওয়া, আর কাস্টমারকে পাঠানো।

কাস্টমার বাছা

Invoices খুলুন, তারপর New Invoice। প্রথমে কাস্টমার বাছুন। বাছতে হয় — নাম টাইপ করতে হয় না। লিস্টেই দেখা যায় প্রতিটি কাস্টমারের কাছে কত পাওনা, যা বিল করার আগে জানা দরকার। আমি Karim Store বাছলাম। কোম্পানি, ফোন, ইমেইল আর ঠিকানা নিজেরাই বসে যায়। নতুন কাস্টমার হলে এই একই বক্স থেকেই যোগ করবেন।

ইনভয়েসের হেডার

এখন ইনভয়েসটা। নম্বরটা ফাঁকা — সেভ করলে তৈরি হয়, তাই হাত দেবেন না। Invoice Date আর Due Date শুধু এই দুটোই লাগবে। আমি ডিউ ডেট দুই সপ্তাহ পরে দিলাম। Currency আর Tax Treatment এই কোম্পানির জন্য আগেই সেট, আর Tax Treatment ঠিক করে ট্যাক্স উপরে যোগ হবে নাকি দামের ভেতরেই আছে। Reference হলো কাস্টমারের নিজের PO নম্বর, যদি দিয়ে থাকে। Project, Salesperson, Delivery Terms আর Notes ঐচ্ছিক — এগুলো ইনভয়েসে ছাপে, আর ছয় মাস পরে বিলটা খুঁজে পেতে এগুলোই লাগে।

আইটেম যোগ

এখন আইটেম। বাম দিকে আপনার ক্যাটালগ — টাইল চাপুন, বা নাম, কোড বা বারকোড লিখে Enter দিন। এটা একটা iPhone, আর iPhone ভ্যারিয়েন্টে আসে। প্রতিটি স্টোরেজ আর প্রতিটি রঙ আলাদা সারি, নিজের স্টক সহ — তাই আমি iPhone 15 Pro Max, ২৫৬ গিগাবাইট, ব্ল্যাক বাছছি, শুধু iPhone নয়। পরিমাণ, একক দাম, ডিসকাউন্ট আর ট্যাক্স সব লাইনে, আর লাইন টোটাল টাইপের সাথে সাথে বদলায়। টাইলের স্টক সংখ্যাটা খেয়াল করুন: কোনো ভ্যারিয়েন্ট শেষ হলে Out দেখায়, আর বেশি বিক্রি করা যায় না।

সিরিয়াল, IMEI আর ওয়ারেন্টি

এই iPhone সিরিয়াল-ট্র্যাক করা। ইনভয়েস আইটেমের নিচে সিরিয়াল অপশনে ক্লিক করে IMEI নম্বরটা লিখুন বা স্ক্যান করুন। ব্যস — সিরিয়াল নম্বর এখন ইনভয়েসের সাথে যুক্ত, তাই কোন ফোনটা ঠিক কার কাছে বেচলেন তা সহজেই বোঝা যায়। এখানে ওয়ারেন্টির তথ্য দেখাচ্ছে। আমি এখানে সিরিয়ালের পরিমাণ বদলাচ্ছি; আরেকটা সিরিয়াল নম্বর যোগ করতে হবে।

টোটাল

লাইনের নিচে হিসাব উপর থেকে নিচে চলে: সাবটোটাল, ডিসকাউন্ট, ট্যাক্স, শিপিং বা অন্যান্য, তারপর অ্যাডজাস্টমেন্ট, তারপর টোটাল। নিচে কত এসেছে আর কত বাকি। উপর থেকে নিচে পড়ুন — এটাই যোগফল।

Save Draft আর Issue

Save Draft এডিট করার মতো রাখে — এখনো কিছু বের হয়নি। ইনভয়েস সফলভাবে তৈরি হলো। Issue Invoice আসল ধাপ। এটা খাতায় পোস্ট করে, স্টক বের করে, আর ইনভয়েস লক করে দেয়। আর এডিট নেই। একবার জিজ্ঞেস করে, তারপর শেষ। এরপর ইনভয়েস বাতিল করবেন, বদলাবেন না — কারণ খাতা ইতিমধ্যেই নড়ে গেছে।

পেমেন্ট নেওয়া

Add Payment: পরিমাণ, তারিখ, মাধ্যম। এখন ইনভয়েস Partial দেখাচ্ছে। Paid, Due আর Overdue এই পেমেন্ট সারিগুলো থেকেই হিসাব হয়। স্ট্যাটাস কখনো হাতে লেখেন না, তাই ইনভয়েস আর টাকার মধ্যে অমিল হয় না।

পাঠানো

এখন পাঠান। Send কাস্টমারের প্রাইভেট লিংক তৈরি করে। Copy Link লিংকটা ক্লিপবোর্ডে রাখে হোয়াটসঅ্যাপের জন্য। ইমেইল চাইলে Email to Customer টিক দিন — PDF-ও সাথে যায়। নিচের লগ বলে মেইলটা সত্যিই গেছে কি না। আর এই লাইনটা, Link is live, বলে দেয় কাস্টমার কখন খুলেছে।

কাস্টমার কী দেখে

কাস্টমার ফোনে লিংক খোলে, পড়ে, আর টাকা দেয়। ড্রাফট, ইস্যু, পেমেন্ট, পাঠানো — এইটাই পুরো ইনভয়েস, আর সব নিজে থেকেই পোস্ট হয়। সাত দিন ফ্রি, লিংক ডেসক্রিপশনে।