ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: এক কোটেশন, অনেক ভেন্ডর, এক ডেডলাইন

কোটেশনই ইভেন্ট প্ল্যান

ভেন্যু, ক্যাটারিং, ডেকোরেশন, সাউন্ড, ফটোগ্রাফি, স্টাফ — আলাদা লাইন, এক ক্লায়েন্ট প্রাইসে বান্ডল। কোটেশনে প্যাকেজ পরিষ্কার থাকবে, ভেতরের cost sheet-এ প্রতিটা ভেন্ডরের রেট। ক্লায়েন্ট ভেন্ডর খরচ দেখলে দরকষাকষি ভুল জায়গা থেকে শুরু হয়।

ক্লায়েন্ট রাজি হলে বুকিং প্রজেক্ট হয়ে যায়। ইভেন্টের তারিখই সেই ডেডলাইন, যা থেকে প্রতিটা টাস্ক পিছনে হিসাব করে।

ভেন্ডর বিল তারিখের দুই পাশে আসে

কিছু ভেন্ডর অগ্রিম চায়, কিছু ইভেন্টের পরে বিল করে। প্রতিটা বিল ইভেন্টের সাথে যুক্ত, সব বিল ঢোকার পরেই মার্জিন সত্যি। ডিপোজিটে লাভজনক দেখানো বিয়ে ক্যাটারারের শেষ বিলের পরে লস হতে পারে।

টাস্কই রান শিট

ডেকোর সেটআপ, সাউন্ড চেক, অতিথি আগমন, teardown — দায়িত্বপ্রাপ্ত ও সময়সহ টাস্ক। শেয়ার্ড টাস্ক লিস্ট ইভেন্টটা টিমের কাছে দৃশ্যমান করে, একই নির্দেশ তিনটা ফোন কলে দেওয়া বন্ধ করে।

ক্লায়েন্ট পেমেন্ট ধাপে

বুকিংয়ে সাধারণত ডিপোজিট আর তারিখের আগে ব্যালেন্স থাকে। প্রতিটা পেমেন্ট ইভেন্টের সাথে লিংকড, বাকি অঙ্ক দেখা যাবে। ডিপোজিট দেওয়া মানে ইভেন্টের পুরো টাকা দেওয়া নয়।

বাতিল আর পেনাল্টি

ইভেন্ট বাতিল হলে ভেন্ডর চার্জ করতে পারে। বুকিংয়ের বিপরীতে ক্রেডিট নোটে আলাদা থাকবে কী ফেরত এসেছে, কী লস হয়েছে। নাহলে লস সাধারণ খরচে হারিয়ে যায়, পরের কোটেশনে একই ভুল হয়।

Zuviq Book-এ কী আছে

ইভেন্ট কোটেশন, প্রজেক্ট ও টাস্ক ট্র্যাকিং, ভেন্ডর বিল, ধাপে ক্লায়েন্ট পেমেন্ট, রিফান্ড নোট, ইভেন্ট খরচ, সাপ্লায়ার ও কাস্টমার aging আর পাবলিক বিল লিংক।

ইভেন্টের ধারা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্রোশিওরে। প্রজেক্ট বিলিং আইটি প্রজেক্ট গাইডে।

একটা শেষ হওয়া ইভেন্ট দেখুন

গত মাসের ইভেন্ট নিন, প্রতিটা ভেন্ডর বিল ও স্টাফ খরচ যোগ করুন। ক্লায়েন্ট ইনভয়েসের সাথে তুলনা করুন। মার্জিন না দেখা গেলে পরের কোটেশনও আন্দাজ।

ট্রায়াল শুরু করুন বা দাম দেখুন।